Giấy tờ cần thiết khi xin visa “Vợ/chồng người Nhật” (COE, Thay đổi, Gia hạn)

Xin chúc mừng hạnh phúc của hai bạn.
Để có thể cùng nhau chung sống như vợ chồng tại Nhật Bản, thủ tục cần thiết chính là xin tư cách lưu trú “Vợ/Chồng của người Nhật” (thường gọi là visa Vợ/Chồng).

Tùy thuộc vào hoàn cảnh hiện tại của quý khách, thủ tục này chủ yếu được chia thành 3 trường hợp sau:

【Bạn thuộc trường hợp nào dưới đây?】

1. Tôi muốn bảo lãnh vợ/chồng đang ở nước ngoài sang Nhật Bản
   • → Thủ tục cần thiết là “Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)“.
2. Tôi đã kết hôn với người nước ngoài hiện đang sống tại Nhật (ví dụ: du học sinh, người có visa lao động)
   • → Thủ tục cần thiết là “Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú“.
3. Tôi đã có visa “Vợ/Chồng của người Nhật” và sắp hết hạn
   • → Thủ tục cần thiết là “Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú“.

【Điều kiện tiên quyết của thủ tục】

Dù thuộc trường hợp nào, điều kiện tiên quyết là thủ tục “Đăng ký kết hôn” hợp pháp phải được hoàn tất ở cả Nhật Bản và quốc gia của người phối ngẫu. (Quý vị có thể đăng ký kết hôn tại Nhật trước hoặc đăng ký tại nước ngoài trước đều được).

【Hai điểm “cốt lõi” của việc xét duyệt】

Khi xét duyệt, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) sẽ kiểm tra nghiêm ngặt hai điểm chính sau đây:

1. Tính xác thực của hôn nhân (Hai bạn có phải là vợ chồng thật không?)
   Chứng minh một cách cụ thể rằng hai bạn kết hôn với ý chí nghiêm túc và đang (hoặc sẽ) có một cuộc sống vợ chồng thực sự, thông qua “Bản câu hỏi” (Shitsumonsho) và “Ảnh chụp chung”.
2. Sự ổn định về sinh kế (Có thể sống ở Nhật không?)
   Chứng minh rằng hai vợ chồng có đủ khả năng kinh tế để duy trì cuộc sống ổn định tại Nhật Bản (chủ yếu dựa trên thu nhập của người vợ/chồng Nhật), thông qua “Giấy chứng nhận nộp thuế” (Kazei Shomeisho) và “Giấy chứng nhận đóng thuế” (Nozei Shomeisho).

Trang này sẽ giải thích và liệt kê một cách dễ hiểu các giấy tờ cần thiết để chứng minh hai điểm cốt lõi trên, tương ứng với 3 trường hợp xin visa (“COE”, “Thay đổi tư cách”, “Gia hạn”).

Loại thủ tục	Đối tượng chính	Điểm xét duyệt	Tài liệu bổ sung thường gặp
COE	Vợ/chồng ở nước ngoài muốn sang Nhật	Hôn nhân thật, tài chính ổn định	Bản khai chi tiết, ảnh vợ chồng, lịch sử liên lạc
Thay đổi	Đang ở Nhật với tư cách khác → đổi sang “Vợ/chồng người Nhật”	Tính thật của hôn nhân + phù hợp với tư cách cũ	Xác nhận học tập, làm việc, tham gia
Gia hạn	Đang có tư cách “Vợ/chồng người Nhật” muốn tiếp tục	Hôn nhân đang tiếp diễn, tài chính ổn định	Giấy khai sinh con, hợp đồng thuê nhà, ảnh gia đình

1. Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)

Danh sách giấy tờ cần thiết

Tên giấy tờ	Mục đích	Nơi xin	Điểm lưu ý khi nộp
Đơn xin cấp COE	Xác định người xin, thời gian, mục đích	Mẫu chính thức Cục Xuất nhập cảnh	Tên Latin khớp hộ chiếu. Không bỏ sót
Ảnh (4×3cm, trong 6 tháng)	Xác minh nhân thân	Máy chụp ảnh thẻ / Tiệm ảnh	Ghi họ tên ở mặt sau. Không có bóng hoặc phông nền. Hình ảnh rõ nét. Không đội mũ hoặc đeo kính áp tròng màu.
Bản sao hộ tịch (戸籍謄本)	Xác minh hôn nhân	Văn phòng hành chính (市区町村役場) nơi có hộ tịch	Trong 3 tháng, phải có ghi kết hôn
Giấy kết hôn nước ngoài + dịch tiếng Nhật	Chứng minh kết hôn ở nước ngoài	Cơ quan nước sở tại	Thống nhất thông tin, công chứng nếu cần
Giấy chứng nhận cư trú (住民票)	Xác nhận sống chung, hộ gia đình	Văn phòng hành chính (市区町村役場) nơi cư trú	Bản đầy đủ, không lược bớt
Giấy bảo lãnh	Bảo đảm sinh hoạt, hồi hương, tuân thủ luật	Mẫu chính thức Cục Xuất nhập cảnh	Người bảo lãnh là vợ/chồng Nhật
Giấy chứng nhận nộp thuế thị dân (Kazei Shomeisho) và Giấy chứng nhận đóng thuế (Nozei Shomeisho)	Xác minh tài chính	Văn phòng hành chính (市区町村役場)	Mỗi loại 1 bản, 1 năm gần nhất của người chi trả chi phí sinh hoạt cho người nộp đơn.Trường hợp không thể thu thập được do mới nhập cảnh, v.v., thì nộp bản sao sổ tiết kiệm, giấy chứng nhận dự kiến tuyển dụng hoặc thông báo quyết định tuyển dụng (do công ty tại Nhật Bản phát hành), v.v.
Bản khai chi tiết (質問書)	Mô tả quá trình quen biết, kết hôn, giao tiếp	Mẫu chính thức Cục Xuất nhập cảnh	Nhất quán ngày tháng, bằng chứng
Tài liệu bổ sung (ảnh, tin nhắn…)	Chứng cứ hôn nhân thật	Tự chuẩn bị	Sắp xếp theo thời gian

2. Xin thay đổi tư cách lưu trú (đổi sang “Vợ/chồng người Nhật”)

Danh sách giấy tờ cần thiết

Tên giấy tờ	Mục đích	Nơi xin	Điểm lưu ý khi nộp
Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú	Đổi từ tư cách khác sang “Vợ/chồng người Nhật”	Cục Xuất nhập cảnh	Điền thông tin mới nhất, khớp tư cách cũ
Ảnh (4×3cm, trong 6 tháng)	Xác minh nhân thân	Máy chụp ảnh thẻ / Tiệm ảnh	Ghi họ tên ở mặt sau. Không có bóng hoặc phông nền. Hình ảnh rõ nét. Không đội mũ hoặc đeo kính áp tròng màu.
Hộ chiếu + Thẻ lưu trú	Xác minh tình trạng hiện tại	—	Khớp tên, thời hạn
Bản sao hộ tịch	Xác minh kết hôn	Văn phòng hành chính (市区町村役場) nơi có hộ tịch	Trong 3 tháng
Giấy cư trú	Xác minh hộ gia đình	Văn phòng hành chính (市区町村役場) nơi cư trú	Không lược bớt
Giấy bảo lãnh	Bảo đảm sinh hoạt	Cục Xuất nhập cảnh	Điền thông tin mới nhất
Giấy chứng nhận nộp thuế thị dân (Kazei Shomeisho) và Giấy chứng nhận đóng thuế (Nozei Shomeisho)	Xác minh thu nhập	Văn phòng hành chính (市区町村役場)	Mỗi loại 1 bản, 1 năm gần nhất của người chi trả chi phí sinh hoạt cho người nộp đơn.Trường hợp không thể thu thập được do mới nhập cảnh, v.v., thì nộp bản sao sổ tiết kiệm, giấy chứng nhận dự kiến tuyển dụng hoặc thông báo quyết định tuyển dụng (do công ty tại Nhật Bản phát hành), v.v.
Bản khai chi tiết	Mô tả quá trình quen biết, kế hoạch	Cục Xuất nhập cảnh	Nhất quán bằng chứng. Quan trọng khi đổi từ du học
Tài liệu bổ sung	Bổ sung chứng cứ hôn nhân thật	Tự chuẩn bị	Chọn lọc số lượng

Tài liệu bổ sung quan trọng cho hồ sơ COE và Thay đổi tư cách

Đây không phải là những giấy tờ bắt buộc theo luật, nhưng việc nộp thêm các tài liệu sau đây đặc biệt quan trọng đối với hồ sơ “1. Xin cấp COE” và “2. Xin thay đổi tư cách lưu trú”.

Chúng giúp chứng minh một cách cụ thể “tính xác thực của hôn nhân” và “sự ổn định của cuộc sống”, tạo ấn tượng tốt với thẩm tra viên và tăng khả năng được cấp phép thuận lợi hơn. (Đối với hồ sơ “3. Gia hạn” thì thường không cần thiết trừ khi có yêu cầu đặc biệt.)

Đặc biệt, những trường hợp như thời gian quen biết ngắn, chênh lệch tuổi tác giữa hai vợ chồng lớn, hoặc thu nhập của người vợ/chồng Nhật không ổn định thì rất nên tích cực chuẩn bị các giấy tờ này.

1. Bản tường trình (Lý do thư – không bắt buộc)

Mặc dù đã có “Bản khai chi tiết (質問書)” là giấy tờ bắt buộc, nhưng nếu có các hoàn cảnh đặc biệt cần giải thích thêm (như thời gian quen biết ngắn, chênh lệch tuổi tác), việc nộp thêm một lá thư giải thích chi tiết về hoàn cảnh đó và kế hoạch tương lai sẽ rất hiệu quả.

2. Ảnh chụp chung chứng minh quan hệ

Chuẩn bị khoảng 10-20 tấm ảnh chụp kỷ niệm, dán vào giấy A4 theo thứ tự thời gian, và ghi chú thích đơn giản cho mỗi ảnh (chụp “khi nào”, “ở đâu”, “với ai”). Không chỉ ảnh chụp hai vợ chồng, mà ảnh chụp cùng cha mẹ, gia đình hoặc bạn bè của hai bên (ví dụ: ảnh lễ ra mắt, đám cưới, du lịch…) sẽ giúp chứng minh tính xác thực của mối quan hệ rõ ràng hơn.

3. Lịch sử liên lạc

Ảnh chụp màn hình lịch sử tin nhắn Messenger, LINE, Zalo, hoặc lịch sử cuộc gọi… được in ra. Đây là bằng chứng cho thấy hai bạn liên lạc với nhau thường xuyên (đặc biệt là khi yêu xa).

4. Tài liệu về nhà ở

Để chứng minh rằng hai bạn đã có nhà để chung sống tại Nhật, hãy nộp bản sao hợp đồng thuê nhà (賃貸借契約書), giấy chứng nhận đăng ký bất động sản (登記事項証明書), hoặc sơ đồ nhà (間取り図).

5. Tài liệu về tài sản (Chỉ dành cho trường hợp liên quan)

Nếu chỉ nộp “Giấy chứng nhận thuế (Kazei/Nozei)” mà có vẻ thu nhập không ổn định (ví dụ: người vợ/chồng Nhật mới chuyển việc, làm tự do nên thu nhập biến động…), bạn có thể bổ sung bằng Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng (bản sao sổ ngân hàng) để củng cố thêm cho sự ổn định về kinh tế.

3. Gia hạn thời gian lưu trú

Danh sách giấy tờ cần thiết

Tên giấy tờ	Mục đích	Nơi xin	Điểm lưu ý khi nộp
Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú	Tiếp tục lưu trú	Cục Xuất nhập cảnh	Cập nhật thông tin mới nhất
Ảnh (4×3cm, trong 6 tháng)	Bắt buộc khi gia hạn	Máy chụp ảnh thẻ / Tiệm ảnh	Ghi họ tên ở mặt sau. Không có bóng hoặc phông nền. Hình ảnh rõ nét. Không đội mũ hoặc đeo kính áp tròng màu.
Hộ chiếu + Thẻ lưu trú	Xác minh hiện tại	—	Khớp tên, hạn. Nếu cấp lại phải giải thích
Bản sao hộ tịch	Xác minh hôn nhân đang tiếp diễn	Văn phòng hành chính (市区町村役場) nơi có hộ tịch	Trong 3 tháng
Giấy cư trú	Xác minh hộ gia đình	Văn phòng hành chính (市区町村役場) nơi cư trú	Không lược bớt
Giấy chứng nhận nộp thuế thị dân (Kazei Shomeisho) và Giấy chứng nhận đóng thuế (Nozei Shomeisho)	Xác minh tài chính	Văn phòng hành chính (市区町村役場)	Mỗi loại 1 bản, 1 năm gần nhất của người chi trả chi phí sinh hoạt cho người nộp đơn.Trường hợp không thể thu thập được do mới nhập cảnh, v.v., thì nộp bản sao sổ tiết kiệm, giấy chứng nhận dự kiến tuyển dụng hoặc thông báo quyết định tuyển dụng (do công ty tại Nhật Bản phát hành), v.v.
Tài liệu bổ sung	Chứng minh hôn nhân thật	Tự chuẩn bị	Giải thích nếu sống riêng

Lưu ý chung

Hạng mục	Nội dung / Điểm chú ý
Dịch thuật	Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài cần bản dịch tiếng Nhật, ghi rõ tên người dịch. Có thể cần công chứng.
Thời hạn cấp	Các giấy tờ như hộ tịch, cư trú, thuế nên lấy trong 3 tháng.
Giấy cư trú	Số cá nhân (My Number) bỏ qua. Các mục khác phải có đầy đủ.
Tính thống nhất	Tên, ngày sinh, địa chỉ, ngày kết hôn phải thống nhất giữa các giấy tờ.
Khác biệt theo khu vực	Mỗi Cục Xuất nhập cảnh có thể yêu cầu thêm tài liệu hoặc số bản.

Tóm tắt

Điểm chính

• Trình tự: Kết hôn → Thủ tục lưu trú → Gia hạn
• Điểm xét duyệt: Hôn nhân thật + Năng lực tài chính
• Giấy tờ: cần thống nhất và mới (trong 3 tháng)

Các bước tiếp theo

1. Xác định trường hợp của bạn: COE / Thay đổi / Gia hạn
2. Đối chiếu danh sách giấy tờ trong bảng
3. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, kiểm tra tính thống nhất trước khi nộp

“Chi phí rõ ràng, tư vấn tận tâm là yếu tố quyết định!”
Mời quý vị tham khảo cảm nhận thực tế từ khách hàng (trường hợp xin visa Vợ/chồng người Nhật) đã sử dụng dịch vụ của văn phòng chúng tôi.

Về dịch vụ hỗ trợ xin visa “Vợ/chồng của người Nhật“

Tại văn phòng chúng tôi, với tư cách là chuyên gia, chúng tôi hỗ trợ một cách mạnh mẽ cho các loại đơn xin liên quan đến visa “Vợ/chồng của người Nhật“.
Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn ba gói dịch vụ với các mức phí khác nhau để phù hợp với hoàn cảnh của từng khách hàng.