行政書士事務所オフィス鈴木（以下「当事務所」といいます。）は、行政書士業務において取扱うお客様等の個人情報の保護を重要な社会的責務と認識し、個人情報保護法その他関係法令・ガイドラインおよび行政書士法上の守秘義務を遵守して、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。
第1条（定義）
- 「個人情報」とは、個人情報保護法にいう個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、氏名、生年月日、住所、連絡先その他記述等により特定の個人を識別できるもの、ならびに個人識別符号（在留カード番号、パスポート番号、マイナンバー（個人番号）、健康保険証情報等）を含みます。
- 「要配慮個人情報」とは、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪被害情報その他不当な差別等が生じ得る情報であって法令に定めるものをいいます。
- 本ポリシーにおける「個人データ」「保有個人データ」「仮名加工情報」「匿名加工情報」等の用語は、個人情報保護法に従います
第2条（取得する情報と取得方法）
当事務所は、以下の方法により個人情報を取得することがあります。
- お問い合わせ・相談時の取得：当サイトお問い合わせフォーム、メール、電話、オンライン相談（例：Zoom等）、SNSメッセージ（例：Facebook Messenger）、対面相談等を通じて、氏名、連絡先、在留資格に関する情報、相談内容等を取得します。
- 業務受任時の取得：ご依頼いただいた行政書士業務（在留資格申請、許認可申請、契約書作成等）の遂行に必要な範囲で、パスポート・在留カード写し、戸籍謄本、婚姻証明、課税証明、雇用契約、収入情報、健康情報等の詳細情報をお預かりすることがあります。
- 代理人・関係者経由の取得：雇用主、家族、受入機関、他士業（社労士・税理士等）から情報提供を受ける場合があります。
- 自動的に取得する情報：当サイトでは、アクセス解析等のためCookieや類似技術を使用することがあり、IPアドレス、ブラウザ種別、アクセス日時等が収集されることがあります（詳細は第8条参照）。
第3条（個人情報の利用目的）
当事務所は取得した個人情報を、以下の目的の範囲で利用します。
- お問い合わせへの対応、本人確認。
- 行政書士業務（在留資格関連手続、各種許認可申請、書類作成・提出代理、官公庁との連絡調整等）の遂行。
- 必要書類、成果物、許可証、証明書、請求書等の送付・交付。
- 関係機関（官公庁、入国管理局、地方自治体、依頼に関与する他士業、受入企業等）への申請・照会・連絡。
- 報酬請求、会計・税務処理、記録保存。
- 当事務所サービスに関する重要なお知らせ、制度改正情報等のご連絡（希望者のみの情報提供を含む）。
- サービス品質向上・統計分析（必要に応じ、個人を識別できない形式に加工した情報を用います）。
- 上記各目的に付随する目的。
※マーケティングメール等を配信する場合は、事前に同意をいただいた方に限ります（オプトアウト可）。
第4条（利用目的の変更）
利用目的を変更する場合は、変更前と合理的関連性を有すると認められる範囲で行い、変更内容を当サイト上で公表し、必要に応じ適切な方法で通知します。
第5条（第三者提供）
当事務所は、以下の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合。
- 人の生命・身体または財産の保護のために必要があり、本人同意を得ることが困難な場合。
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要で、本人同意を得ることが困難な場合。
- 国の機関、地方公共団体等が法令に定める事務を遂行するため協力が必要で、本人同意取得により当該事務遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
- 事前に本人に通知または容易に知り得る状態に置いた上で、個人データを特定の第三者に提供する場合で、法令に基づく手続（オプトアウト手続等）をとるとき。
※以下の「委託」「共同利用」「外国への移転」は、条件により第三者提供に該当しない／又は別の要件が生じます。詳細は次条以降をご参照ください。
第5条の2（委託）
当事務所は、業務遂行上必要な範囲で、ITサービス事業者（クラウドストレージ、業務管理システム）、配送業者、通訳・翻訳者、他の専門家等に個人データの取扱いを委託することがあります。この場合、委託先の選定を行い、機密保持・再委託管理・安全管理措置に関する契約等により適切な監督を行います。
第5条の3（共同利用）
当事務所が他の専門家（例：社会保険労務士、税理士、弁護士等）と共同で案件対応を行う場合、以下の範囲で個人データを共同利用することがあります。
- 共同利用者の範囲：行政書士、司法書士、社会保険労務士、税理士、弁護士その他の士業
- 共同利用する項目：氏名、連絡先、申請に必要な身分・資格・雇用情報、案件資料 等
- 利用目的：案件遂行、関連専門手続の実施
- 管理責任者：行政書士事務所オフィス鈴木 代表 鈴木孝之
（共同利用を行う都度、案件毎に必要範囲を明示・制限します。）
第5条の4（外国にある第三者への提供）
クラウドサービス等により外国にあるサーバへ個人データが保存／アクセスされる場合、個人情報保護法に基づく所要の措置（提供先の個人情報保護制度の確認、契約による体制整備、本人同意の取得等）を講じます。具体的な移転国・提供先がある場合は、本人への通知または問い合わせに応じて情報提供します。
第6条（安全管理措置）
当事務所は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、以下の措置を講じます（概要）：
- 組織的：取扱規程整備、アクセス権限管理、取扱記録。
- 人的：職員・関係者への守秘・教育、誓約書取得。
- 物理的：施錠保管、書類廃棄ルール、持出制限。
- 技術的：パスワード管理、暗号化、ウイルス対策、アクセスログ。
- 外的環境：データ保管国の制度状況を踏まえた措置。
重大な漏えい等が判明した場合には、影響範囲調査、再発防止策の実施、必要に応じて関係当局・本人への通知を行います。
第7条（保有個人データの開示・訂正・利用停止等）
- 当事務所は、本人（又は正当な代理人）から、当事務所が保有する保有個人データについて開示、内容訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供停止等の請求を受けた場合、法令に従い対応します。
- 請求方法：当サイトお問い合わせフォームまたはメールでご連絡ください。手続案内を返信いたします。
- 本人確認：身分証明書写し（在留カード、パスポート等）をご提示いただく場合があります。
- 代理人請求：委任状等の提出をお願いすることがあります。
- 手数料：開示に費用を要する場合は事前にお知らせします。
- 法令等に基づき開示できない場合、または業務で法定保存義務がある書類については、全部又は一部に応じられないことがあります。
第8条（Cookie等の利用とアクセス解析）
- 当サイトでは、利用状況把握・サービス改善のためCookieその他類似技術を使用することがあります。
- Cookie等によりブラウザや端末を識別する情報、アクセス日時、閲覧ページ等が収集されます。これらの情報を個人を直接特定する目的では利用しませんが、他の情報と組み合わせて個人を識別できる可能性がある場合には、個人情報として適切に取り扱います。
- 利用ツール（例）：［Google Analytics］等。ツール提供事業者が収集・利用するデータの取扱いについては、当該事業者のプライバシーポリシーもご確認ください。
- ブラウザの設定でCookieを無効化することができますが、サイト機能の一部が利用できなくなる場合があります。
- 行動ターゲティング広告等を行う場合は、別途オプトアウト方法をご案内します。
第9条（本ポリシーの変更）
- 法令変更、業務内容変更、セキュリティ強化等に伴い、本ポリシーを改定することがあります。
- 重要な変更を行う場合は、当サイトでの公表に加え、必要に応じ個別通知等の適切な方法でお知らせします。
- 改定後の本ポリシーは、当サイトに掲載された時点（別途効力発生日を定める場合を除く）から適用されます。
第10条（お問い合わせ窓口）
本ポリシー、個人情報の取扱い、開示等請求に関するお問い合わせは下記までご連絡ください。
- 事務所名：行政書士事務所オフィス鈴木
- 住所：〒103-0013 東京都中央区日本橋人形町3-3-5 天翔日本橋人形町ビル805
- 代表者：鈴木孝之（行政書士／申請取次行政書士）
- 連絡先：info-visa@visa-kika.jp／お問い合わせフォーム
- 電話番号：03-6231-1588
- 電話受付時間：平日10:00～17:00（日本時間）
制定：2025年7月25日
（改定：—）