Việc xin “Visa Đoàn tụ gia đình” (家族滞在) có các loại giấy tờ và quy trình thủ tục rất khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh hiện tại của quý khách.
Ví dụ, trường hợp muốn bảo lãnh gia đình từ nước ngoài sang, trường hợp thành viên gia đình (ví dụ: du học sinh) đã ở Nhật và muốn đổi sang visa gia đình, hoặc trường hợp muốn gia hạn visa đoàn tụ gia đình hiện có, và cả trường hợp sinh con tại Nhật Bản, thì các điểm xét duyệt và giấy tờ cần nộp đều khác nhau.
Trang này sẽ giải thích và liệt kê một cách dễ hiểu các giấy tờ cần thiết cho thủ tục xin visa Đoàn tụ gia đình, chia theo 4 trường hợp sau:
１．Muốn bảo lãnh gia đình từ nước ngoài sang (Xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú: COE)
２．Muốn thay đổi visa ngay tại Nhật Bản (Xin thay đổi tư cách lưu trú)
３．Muốn gia hạn visa Đoàn tụ gia đình hiện tại (Xin gia hạn thời gian lưu trú)
４．Khi sinh con tại Nhật Bản (Xin cấp tư cách lưu trú)
ビザ・在留資格、帰化申請のご相談はMessengerで承ります。
お気軽にお問い合わせください。
Để được tư vấn về Visa, tư cách lưu trú và hồ sơ xin nhập quốc tịch,
vui lòng liên hệ qua Messenger.
1. Trường hợp Xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)
Đây là trường hợp phổ biến nhất, dùng để bảo lãnh gia đình (vợ/chồng hoặc con cái) đang ở nước ngoài sang Nhật Bản.
Hồ sơ do thành viên gia đình (ở nước ngoài) chuẩn bị【Bắt buộc】
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) | Tải mẫu đơn mới nhất từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú để điền. |
| Ảnh thẻ (4cm x 3cm) | Ảnh chụp trong vòng 6 tháng trước khi nộp đơn. Cần ảnh rõ nét, phông nền trơn. Hãy ghi tên của người xin visa vào mặt sau của ảnh. (Miễn nộp cho người dưới 16 tuổi). |
| Bản sao hộ chiếu | Chuẩn bị bản sao của trang thông tin cá nhân (trang có ảnh). (Không bắt buộc nhưng khuyến khích nộp). |
| Giấy tờ chứng minh mối quan hệ | Cần một trong các giấy tờ sau để chứng minh mối quan hệ với người bảo lãnh (bạn). ・Trường hợp là vợ/chồng: Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn ・Trường hợp là con: Bản sao Giấy khai sinh ※Đối với các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, bắt buộc phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật. |
Hồ sơ do người bảo lãnh (bạn, đang ở Nhật) chuẩn bị【Bắt buộc】
Các giấy tờ cần chuẩn bị sẽ khác nhau tùy thuộc vào tình trạng của bạn (đang đi làm hay là du học sinh).
Trường hợp bạn là nhân viên công ty, nhà quản lý, v.v. (có visa lao động)
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Bản sao Thẻ lưu trú | Sao chụp cả hai mặt trước và sau. |
| Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp | Cần một trong các giấy tờ sau: ・Nhân viên công ty: Giấy chứng nhận tại chức (Zaishoku Shomeisho) ・Nhà quản lý/chủ công ty: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân (Toki Jiko Shomeisho) |
| Giấy tờ chứng minh thu nhập và tình trạng nộp thuế | Cần Giấy chứng nhận nộp thuế thị dân (Kazei Shomeisho) và Giấy chứng nhận đóng thuế (Nozei Shomeisho) của 1 năm gần nhất, mỗi loại 1 bản. ・Xin cấp tại ủy ban hành chính của quận/thành phố. ・Nếu một giấy chứng nhận duy nhất đã có đủ cả hai thông tin là “tổng thu nhập trong 1 năm” và “tình trạng nộp thuế” thì chỉ cần nộp 1 bản đó là được. ・Nếu bạn mới đến Nhật và chưa thể xin cấp các giấy tờ trên, bạn có thể nộp bản sao sổ tiết kiệm ngân hàng để thay thế. |
Trường hợp bạn là du học sinh
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Bản sao Thẻ lưu trú | Sao chụp cả hai mặt trước và sau. |
| Giấy chứng nhận đang theo học | Xin cấp tại trường đại học hoặc trường bạn đang theo học. |
| Giấy tờ chứng minh khả năng chi trả sinh hoạt phí | Cần một hoặc nhiều trong số các giấy tờ sau: ・Giấy chứng nhận nhận học bổng (ghi rõ số tiền và thời gian cấp) ・Bản sao sổ tiết kiệm ngân hàng hoặc Giấy chứng nhận số dư tài khoản ・Nếu nhận chu cấp, cần có bằng chứng về việc nhận tiền gửi định kỳ. |
Hồ sơ bổ sung (Nên nộp để xét duyệt thuận lợi hơn)
Đây không phải là những giấy tờ bắt buộc theo luật định, nhưng việc nộp thêm các tài liệu dưới đây có thể giúp bạn chứng minh một cách cụ thể tính xác thực của hôn nhân và sự ổn định của cuộc sống. Điều này sẽ tạo được ấn tượng tốt với người xét duyệt và có khả năng cao giúp quá trình cấp phép diễn ra thuận lợi hơn.
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Thư giải trình lý do | Viết bằng chính lời của bạn để giải thích tại sao bạn muốn bảo lãnh gia đình sang Nhật, kế hoạch cuộc sống trong tương lai, và trình bày cụ thể quá trình từ khi hai bạn quen biết đến khi kết hôn. Đây là tài liệu quan trọng để truyền đạt tình cảm và tính xác thực của mối quan hệ. |
| Ảnh chụp chung | Chuẩn bị khoảng 10 tấm ảnh chụp đời thường, dán lên giấy A4 theo trình tự thời gian và ghi chú ngắn gọn cho mỗi tấm ảnh về “khi nào”, “ở đâu”, “với ai”. Ngoài ảnh chỉ có hai vợ chồng, việc có thêm ảnh chụp cùng cha mẹ hai bên hoặc bạn bè sẽ giúp tăng tính xác thực. |
| Bằng chứng liên lạc | In ảnh chụp màn hình lịch sử tin nhắn trên Messenger, LINE, Zalo, v.v. hoặc lịch sử cuộc gọi. Đây là bằng chứng cho thấy hai bạn thường xuyên giữ liên lạc với nhau. |
| Tài liệu về tài sản | Ngoài giấy chứng nhận thu nhập bắt buộc, việc nộp thêm Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng sẽ giúp bạn chứng minh sự ổn định về mặt kinh tế một cách mạnh mẽ hơn. |
| Tài liệu về nơi ở | Để chứng minh rằng bạn đã chuẩn bị sẵn nhà ở cho gia đình tại Nhật, hãy nộp bản sao hợp đồng thuê nhà, sơ đồ mặt bằng của nơi ở, v.v. |
Các giấy tờ khác (Dành riêng cho COE)
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Phong bì có dán sẵn tem để gửi trả kết quả | Cần thiết để nhận kết quả (COE) qua đường bưu điện. Ghi rõ địa chỉ và tên của bạn lên phong bì, dán tem trị giá đủ để gửi bảo đảm (Kani Kakitome) (460 Yên ※Tính đến tháng 10/2025) |
2. Trường hợp Xin “Thay đổi” tư cách lưu trú
Dành cho trường hợp thành viên gia đình (ví dụ: đang là “Du học sinh”) đã ở Nhật Bản và muốn thay đổi sang visa “Đoàn tụ gia đình”.
Điểm xét duyệt cũng giống như xin COE, tập trung vào “chứng minh mối quan hệ” và “năng lực bảo lãnh của người bảo lãnh”.
Hồ sơ bắt buộc phải nộp
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú | Mẫu đơn khác với COE. Tải mẫu “Đơn xin thay đổi” (在留資格変更許可申請書) mới nhất từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. |
| Ảnh thẻ (4cm x 3cm) | Ảnh chụp trong vòng 6 tháng trước khi nộp đơn. (Miễn nộp cho người dưới 16 tuổi). |
| Hộ chiếu và Thẻ lưu trú | Xuất trình bản gốc của người nộp đơn (thành viên gia đình) tại cửa sổ khi nộp. |
| Giấy tờ chứng minh mối quan hệ | ・Trường hợp là vợ/chồng: Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn ・Trường hợp là con: Bản sao Giấy khai sinh ※Tất cả đều cần bản dịch tiếng Nhật. |
| Hồ sơ của người bảo lãnh (bạn) | ・Bản sao Thẻ lưu trú (cả hai mặt) ・Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp (Giấy tại chức hoặc Giấy chứng nhận đang theo học) ・Giấy chứng nhận nộp thuế và đóng thuế thị dân (Kazei/Nozei Shomeisho) của 1 năm gần nhất |
Hồ sơ bổ sung (Nên nộp để xét duyệt thuận lợi hơn)
Việc xin “Thay đổi” cũng giống như COE, là lần đầu tiên Cục xét duyệt về tính thực tế của mối quan hệ. Do đó, chúng tôi đặc biệt khuyến khích bạn nộp thêm các “hồ sơ bổ sung” (giống như mục 1.3 ở trên).
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Thư giải trình lý do | Giải thích lý do thay đổi visa, quá trình từ khi quen biết đến khi kết hôn, v.v. Đây là giấy tờ quan trọng để chứng minh tính xác thực của mối quan hệ. |
| Ảnh chụp chung | Khoảng 10 tấm ảnh chụp đời thường, dán vào giấy A4, ghi chú thời gian, địa điểm. Ảnh chụp cùng gia đình, bạn bè sẽ rất hiệu quả. |
| Bằng chứng liên lạc | Ảnh chụp màn hình lịch sử tin nhắn Messenger, LINE, Zalo, v.v. |
| Tài liệu về tài sản | Nộp thêm Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng để nhấn mạnh sự ổn định về kinh tế. |
| Tài liệu về nơi ở | Bản sao Hợp đồng thuê nhà, sơ đồ mặt bằng nhà, v.v., để chứng minh đã có chỗ ở cho gia đình. |
3. Trường hợp Xin “Gia hạn” thời gian lưu trú
Dành cho những người đã có visa “Đoàn tụ gia đình” và muốn kéo dài thời gian lưu trú (gia hạn).
Điểm xét duyệt khi gia hạn là “① Mối quan hệ gia đình (hôn nhân, cha mẹ-con) có còn tiếp tục không?” và “② Năng lực bảo lãnh của người bảo lãnh (thu nhập, tình trạng nộp thuế) có còn ổn định không?”. Vì đã qua thẩm tra thực tế ở lần xin trước, hồ sơ sẽ đơn giản hơn nhiều so với xin COE hay Thay đổi.
Hồ sơ bắt buộc phải nộp
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú | Tải mẫu “Đơn xin gia hạn” (在留期間更新許可申請書) mới nhất từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. |
| Ảnh thẻ (4cm x 3cm) | Ảnh chụp trong vòng 6 tháng trước khi nộp đơn. (Miễn nộp cho người dưới 16 tuổi). |
| Hộ chiếu và Thẻ lưu trú | Xuất trình bản gốc của người nộp đơn (thành viên gia đình) tại cửa sổ khi nộp. |
| Giấy tờ chứng minh mối quan hệ | ・Trường hợp là vợ/chồng: Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn ・Trường hợp là con: Bản sao Giấy khai sinh ※Ngay cả khi không có thay đổi so với lần xin trước, Cục vẫn yêu cầu nộp lại theo quy định. |
| Bản sao Thẻ lưu trú của người bảo lãnh | Sao chụp cả hai mặt trước và sau. |
| Hồ sơ chứng minh nghề nghiệp và thu nhập của người bảo lãnh (bạn) | Tùy theo tình trạng của bạn, cần nộp một trong các mục sau: A. Nếu người bảo lãnh có visa lao động (nhân viên công ty, v.v.): １．Giấy chứng nhận tại chức (在職証明書) ２．Giấy chứng nhận nộp thuế và đóng thuế thị dân (Kazei/Nozei Shomeisho) của 1 năm gần nhất B. Nếu người bảo lãnh có visa “Du học”: １．Giấy chứng nhận đang theo học (在学証明書) ２．Giấy tờ chứng minh khả năng chi trả sinh hoạt phí (ví dụ: Giấy chứng nhận số dư tài khoản, Giấy chứng nhận học bổng, Lịch sử nhận tiền chu cấp, v.v.) |
4. Trường hợp Xin “Cấp” tư cách lưu trú (Khi sinh con tại Nhật)
Trường hợp hai vợ chồng (cả hai đều là người nước ngoài) sinh con tại Nhật Bản, đứa trẻ đó cần phải làm thủ tục “Xin cấp tư cách lưu trú” (在留資格取得許可申請) trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh.
Hồ sơ bắt buộc phải nộp
| Tên giấy tờ | Bổ sung & Lưu ý |
|---|---|
| Đơn xin cấp tư cách lưu trú | Tải mẫu “Đơn xin cấp” (在留資格取得許可申請書) mới nhất từ trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. |
| Giấy tờ chứng minh việc sinh con | Cần một trong các giấy tờ do cơ quan hành chính Nhật Bản cấp: ・Giấy chứng nhận thụ lý khai sinh (出生届受理証明書) ・Hoặc Giấy chứng nhận đã khai sinh (出生届出済証明書) (có thể là giấy xác nhận trong Sổ tay Sức khỏe Mẹ và Bé – 母子健康手帳) |
| Giấy cư trú (Juminhyo) | Bản có ghi thông tin của tất cả thành viên trong hộ gia đình (bao gồm cả em bé mới sinh). Lược bỏ mục My Number. |
| Hồ sơ của người bảo lãnh (cha hoặc mẹ) | ・Bản sao Thẻ lưu trú (cả hai mặt) ・Bản sao Hộ chiếu ・Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp (Giấy tại chức hoặc Giấy chứng nhận đang theo học) ・Giấy chứng nhận nộp thuế và đóng thuế thị dân (Kazei/Nozei Shomeisho) của 1 năm gần nhất (hoặc Giấy chứng nhận số dư tài khoản nếu là du học sinh) |
| Bản câu hỏi (質問書 – Shitsumonsho) | Ghi họ tên của đứa trẻ mới sinh và các thông tin về cha mẹ, sau đó cha hoặc mẹ ký tên. |
Tóm tắt
Việc xin visa Đoàn tụ gia đình là một bước quan trọng để gia đình bạn có thể chung sống tại Nhật Bản. Đặc biệt, bạn nên bắt đầu chuẩn bị sớm các giấy tờ như Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Giấy khai sinh, vì chúng chỉ có thể được cấp tại cơ quan hành chính ở quê nhà.
Ngay cả khi đã xem danh sách, có thể bạn vẫn còn thắc mắc như “Trường hợp của mình thì như vậy đã đủ chưa?” hay “Ai có thể dịch các giấy tờ này?”. Chỉ cần một sai sót trong hồ sơ cũng có thể khiến quá trình xét duyệt bị kéo dài.
Nếu có bất kỳ điểm nào khiến bạn không yên tâm, hãy trao đổi với chúng tôi trước khi nộp hồ sơ.
Về dịch vụ hỗ trợ xin visa “Đoàn tụ gia đình”
Tại văn phòng chúng tôi, với tư cách là chuyên gia, chúng tôi hỗ trợ một cách mạnh mẽ cho các loại đơn xin liên quan đến visa “Đoàn tụ gia đình”.
Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn ba gói dịch vụ với các mức phí khác nhau để phù hợp với hoàn cảnh của từng khách hàng.
