Văn phòng tư vấn thủ tục hành chính Office Suzuki (sau đây gọi là “văn phòng chúng tôi”) nhận thức rằng việc bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ là một trách nhiệm xã hội quan trọng. Chúng tôi tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, các luật lệ, hướng dẫn liên quan khác và nghĩa vụ bảo mật theo Luật Tư vấn thủ tục hành chính, và ban hành chính sách về quyền riêng tư (sau đây gọi là “Chính sách này”) như sau.
Điều 1 (Định nghĩa)
- “Thông tin cá nhân” là thông tin về cá nhân đang sống được quy định trong Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, có thể nhận dạng một cá nhân cụ thể bằng tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, thông tin liên lạc và các mô tả khác, bao gồm cả mã số nhận dạng cá nhân (số thẻ lưu trú, số hộ chiếu, số My Number, thông tin thẻ bảo hiểm y tế, v.v.).
- “Thông tin cá nhân cần xử lý cẩn trọng” là các thông tin có thể gây ra sự phân biệt đối xử không công bằng như chủng tộc, tín ngưỡng, địa vị xã hội, bệnh án, tiền án tiền sự, thông tin về việc là nạn nhân của tội phạm, và các thông tin khác được pháp luật quy định.
- Các thuật ngữ trong Chính sách này như “dữ liệu cá nhân”, “dữ liệu cá nhân được lưu giữ”, “thông tin được xử lý ẩn danh một phần”, “thông tin được xử lý ẩn danh hoàn toàn” sẽ tuân theo Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Điều 2 (Thông tin thu thập và phương pháp thu thập)
Văn phòng chúng tôi có thể thu thập thông tin cá nhân bằng các phương pháp sau:
- Thu thập khi liên hệ/tư vấn: Chúng tôi thu thập tên, thông tin liên lạc, thông tin về visa, nội dung tư vấn, v.v. thông qua biểu mẫu liên hệ trên trang web, email, điện thoại, tư vấn trực tuyến (ví dụ: Zoom), tin nhắn SNS (ví dụ: Facebook Messenger), tư vấn trực tiếp, v.v.
- Thu thập khi nhận yêu cầu dịch vụ: Trong phạm vi cần thiết để thực hiện nghiệp vụ được yêu cầu (xin visa, xin cấp phép, soạn thảo hợp đồng, v.v.), chúng tôi có thể giữ các thông tin chi tiết như bản sao hộ chiếu/thẻ lưu trú, bản sao hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, chứng nhận thuế, hợp đồng lao động, thông tin thu nhập, thông tin sức khỏe, v.v.
- Thu thập qua người đại diện/bên liên quan: Chúng tôi có thể nhận thông tin từ chủ lao động, gia đình, cơ quan tiếp nhận, các chuyên gia khác (như chuyên viên tư vấn lao động – xã hội, chuyên viên thuế, v.v.).
- Thông tin thu thập tự động: Trang web này có thể sử dụng Cookie và các công nghệ tương tự để phân tích truy cập, và có thể thu thập các thông tin như địa chỉ IP, loại trình duyệt, thời gian truy cập, v.v. (chi tiết tại Điều 8).
Điều 3 (Mục đích sử dụng thông tin cá nhân)
Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân thu thập được trong phạm vi các mục đích sau:
- Để trả lời các câu hỏi và xác minh danh tính.
- Để thực hiện các nghiệp vụ tư vấn thủ tục hành chính (thủ tục liên quan đến visa, xin các loại giấy phép, soạn thảo và đại diện nộp hồ sơ, liên lạc và điều chỉnh với các cơ quan công quyền, v.v.).
- Để gửi và giao các giấy tờ cần thiết, sản phẩm công việc, giấy phép, chứng chỉ, hóa đơn, v.v.
- Để nộp đơn, tra cứu, và liên lạc với các cơ quan liên quan (cơ quan công quyền, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, chính quyền địa phương, các chuyên gia khác tham gia vào yêu cầu, công ty tiếp nhận, v.v.).
- Để yêu cầu thanh toán phí dịch vụ, xử lý kế toán-thuế, và lưu trữ hồ sơ.
- Để liên lạc về các thông báo quan trọng liên quan đến dịch vụ của văn phòng, thông tin về sửa đổi chế độ, v.v. (bao gồm cả việc cung cấp thông tin chỉ cho những người có nguyện vọng).
- Để cải thiện chất lượng dịch vụ và phân tích thống kê (khi cần, chúng tôi sẽ sử dụng thông tin đã được xử lý để không thể nhận dạng cá nhân).
- Các mục đích đi kèm với các mục đích trên.
※ Trường hợp gửi email marketing, chúng tôi chỉ gửi cho những người đã đồng ý trước (có thể từ chối nhận).
Điều 4 (Thay đổi mục đích sử dụng)
Trường hợp thay đổi mục đích sử dụng, chúng tôi sẽ thực hiện trong phạm vi được công nhận là có liên quan hợp lý với mục đích trước khi thay đổi, và sẽ công bố nội dung thay đổi trên trang web này, và thông báo bằng phương pháp thích hợp nếu cần.
Điều 5 (Cung cấp cho bên thứ ba)
Văn phòng chúng tôi sẽ không cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của chủ thể, trừ các trường hợp sau:
- Khi dựa trên quy định của pháp luật.
- Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người và khó có được sự đồng ý của chủ thể.
- Khi đặc biệt cần thiết để cải thiện sức khỏe cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em và khó có được sự đồng ý của chủ thể.
- Khi cần hợp tác với các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương, v.v. để thực hiện các công việc theo luật định và việc có được sự đồng ý của chủ thể có thể gây trở ngại cho việc thực hiện công việc đó.
- Khi cung cấp dữ liệu cá nhân cho một bên thứ ba cụ thể sau khi đã thông báo trước cho chủ thể hoặc đặt trong tình trạng dễ dàng biết được, và đã thực hiện các thủ tục theo luật định (như thủ tục từ chối).
※ Các trường hợp “Ủy thác”, “Sử dụng chung”, “Chuyển giao ra nước ngoài” dưới đây có thể không được coi là cung cấp cho bên thứ ba tùy thuộc vào điều kiện, hoặc có thể phát sinh các yêu cầu khác. Vui lòng tham khảo các điều khoản tiếp theo.
Điều 5-2 (Ủy thác)
Trong phạm vi cần thiết để thực hiện nghiệp vụ, chúng tôi có thể ủy thác việc xử lý dữ liệu cá nhân cho các nhà cung cấp dịch vụ CNTT (lưu trữ đám mây, hệ thống quản lý nghiệp vụ), công ty vận chuyển, phiên dịch viên, các chuyên gia khác, v.v. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ lựa chọn bên được ủy thác, và thực hiện việc giám sát thích hợp thông qua các hợp đồng về bảo mật, quản lý tái ủy thác, và các biện pháp quản lý an toàn.
Điều 5-3 (Sử dụng chung)
Trường hợp văn phòng chúng tôi cùng hợp tác với các chuyên gia khác (ví dụ: chuyên viên tư vấn lao động – xã hội, chuyên viên thuế, luật sư, v.v.) để xử lý một vụ việc, chúng tôi có thể sử dụng chung dữ liệu cá nhân trong phạm vi sau:
- Phạm vi người sử dụng chung: Chuyên gia tư vấn thủ tục hành chính, tư pháp, lao động – xã hội, thuế, luật sư và các chuyên gia khác.
- Các mục sử dụng chung: Tên, thông tin liên lạc, thông tin thân nhân, bằng cấp, việc làm cần thiết cho việc nộp đơn, tài liệu vụ việc, v.v.
- Mục đích sử dụng: Để thực hiện vụ việc và các thủ tục chuyên môn liên quan.
- Người chịu trách nhiệm quản lý: Đại diện Văn phòng tư vấn thủ tục hành chính Office Suzuki, Suzuki Takayuki.
(Mỗi khi sử dụng chung, chúng tôi sẽ làm rõ và giới hạn phạm vi cần thiết cho từng vụ việc.)
Điều 5-4 (Cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài)
Trường hợp dữ liệu cá nhân được lưu trữ/truy cập trên máy chủ ở nước ngoài thông qua các dịch vụ đám mây, v.v., chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết theo Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (xác nhận chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của quốc gia cung cấp, thiết lập hệ thống qua hợp đồng, có được sự đồng ý của chủ thể, v.v.). Nếu có quốc gia/nhà cung cấp cụ thể, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin khi có thông báo cho chủ thể hoặc theo yêu cầu.
Điều 6 (Các biện pháp quản lý an toàn)
Để ngăn chặn việc rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu cá nhân và quản lý an toàn khác, chúng tôi thực hiện các biện pháp sau (tóm tắt):
- Về mặt tổ chức: Xây dựng quy định xử lý, quản lý quyền truy cập, ghi lại lịch sử xử lý.
- Về mặt con người: Yêu cầu nhân viên và các bên liên quan bảo mật và đào tạo, thu thập giấy cam kết.
- Về mặt vật lý: Lưu trữ có khóa, quy tắc tiêu hủy tài liệu, hạn chế mang ra ngoài.
- Về mặt kỹ thuật: Quản lý mật khẩu, mã hóa, chống virus, ghi lại nhật ký truy cập.
- Môi trường bên ngoài: Các biện pháp dựa trên tình hình chế độ của quốc gia lưu trữ dữ liệu.
Khi phát hiện rò rỉ nghiêm trọng, chúng tôi sẽ điều tra phạm vi ảnh hưởng, thực hiện các biện pháp ngăn chặn tái diễn, và thông báo cho các cơ quan chức năng và chủ thể nếu cần.
Điều 7 (Tiết lộ, sửa đổi, ngừng sử dụng dữ liệu cá nhân được lưu giữ)
- Khi nhận được yêu cầu từ chính chủ thể (hoặc người đại diện hợp pháp) về việc tiết lộ, sửa đổi nội dung, bổ sung, xóa, ngừng sử dụng, ngừng cung cấp cho bên thứ ba, v.v. đối với dữ liệu cá nhân được lưu giữ tại văn phòng, chúng tôi sẽ xử lý theo quy định của pháp luật.
- Phương thức yêu cầu: Vui lòng liên hệ qua biểu mẫu liên hệ trên trang web hoặc email. Chúng tôi sẽ gửi lại hướng dẫn thủ tục.
- Xác minh danh tính: Có thể yêu cầu quý khách cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân (thẻ lưu trú, hộ chiếu, v.v.).
- Yêu cầu qua người đại diện: Có thể yêu cầu nộp giấy ủy quyền, v.v.
- Phí: Trường hợp phát sinh chi phí cho việc tiết lộ, chúng tôi sẽ thông báo trước.
- Trong trường hợp không thể tiết lộ theo luật định, hoặc đối với các tài liệu có nghĩa vụ lưu trữ theo luật, chúng tôi có thể không đáp ứng toàn bộ hoặc một phần yêu cầu.
Điều 8 (Sử dụng Cookie và phân tích truy cập)
- Trang web này có thể sử dụng Cookie và các công nghệ tương tự để nắm bắt tình hình sử dụng và cải thiện dịch vụ.
- Thông qua Cookie, chúng tôi thu thập thông tin nhận dạng trình duyệt và thiết bị, thời gian truy cập, các trang đã xem, v.v. Chúng tôi không sử dụng thông tin này với mục đích nhận dạng trực tiếp cá nhân, nhưng nếu có khả năng nhận dạng cá nhân khi kết hợp với các thông tin khác, chúng tôi sẽ xử lý nó như thông tin cá nhân một cách thích hợp.
- Công cụ sử dụng (ví dụ): [Google Analytics], v.v. Về việc xử lý dữ liệu do nhà cung cấp công cụ thu thập và sử dụng, vui lòng xem thêm chính sách bảo mật của nhà cung cấp đó.
- Bạn có thể vô hiệu hóa Cookie trong cài đặt trình duyệt của mình, nhưng một số chức năng của trang web có thể không sử dụng được.
- Trường hợp thực hiện quảng cáo nhắm mục tiêu hành vi, chúng tôi sẽ hướng dẫn phương pháp từ chối riêng.
Điều 9 (Thay đổi Chính sách này)
- Chúng tôi có thể sửa đổi Chính sách này do thay đổi luật pháp, nội dung công việc, tăng cường bảo mật, v.v.
- Khi có những thay đổi quan trọng, ngoài việc công bố trên trang web này, chúng tôi sẽ thông báo bằng các phương pháp thích hợp như thông báo riêng nếu cần.
- Chính sách này sau khi sửa đổi sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng trên trang web này (trừ khi có quy định ngày hiệu lực riêng).
Điều 10 (Liên hệ)
Mọi thắc mắc liên quan đến Chính sách này, việc xử lý thông tin cá nhân, yêu cầu tiết lộ, v.v., xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ dưới đây.
- Tên văn phòng: Văn phòng tư vấn thủ tục hành chính Office Suzuki
- Địa chỉ: 〒103-0013 Tokyo, Chuo-ku, Nihonbashi Ningyocho 3-3-5, Tòa nhà Tensho Nihonbashi Ningyocho, phòng 805
- Đại diện: Suzuki Takayuki (Chuyên gia tư vấn thủ tục hành chính / Chuyên gia được ủy quyền làm thủ tục xuất nhập cảnh)
- Liên hệ: info@sroffice-suzuki.com / Biểu mẫu liên hệ
- Thời gian nhận điện thoại: Ngày thường 10:00～17:00 (Giờ Nhật Bản)
Ngày ban hành: 25 tháng 7 năm 2025
(Sửa đổi: —)